Fünf Fallen beim Vertragsabschluss

Grundsätzlich gilt jedoch: Der Mietvertrag sollte auf den Namen des Geschäfts lauten und nicht auf die Personen, die die Vertragsverhandlungen führen.
Spätestens bei Mietvertragsabschluss muss sich ein Geschäftsmieter die Frage stellen: wer mietet die Räumlichkeiten? Welches sind die Vertragspartner? Bei der Vermieterin ist dies meist klar. In der Regel vermietet die Eigentümerin ihre Liegenschaft, vertreten wird sie häufig durch eine Verwaltung.
Für die Mieter ist dies häufig nicht so klar. Sie stehen kurz vor einer Geschäftsgründung und müssen sich überlegen, ob sie den Geschäftsraum als Einzelunternehmer, als Aktiengesellschaft, als GmbH oder beispielsweise als Verein mieten. Bei der Wahl der Geschäftsform stellen sich diverse Probleme oder Fragen die es genau zu klären gibt. Grundsätzlich gilt jedoch: Der Mietvertrag sollte auf den Namen des Geschäfts lauten und nicht auf die Personen, die die Vertragsverhandlungen führen. 
Es lohnt sich ein besonderes Augenmerk auf den Abschluss des Mietvertrags zu legen, wenn eine Büro- oder Praxisgemeinschaft gegründet wird. Gegenüber dem Vermieter gelten alle Personen, die den Mietvertrag unterschreiben als Mieterinnen. Die Unterzeichnenden haften solidarisch für die Bezahlung des Mietzinses, das heisst jede Mitmieterin für den vollen Mietzins. Die Rechte aus dem Mietvertrag, wie eine Mietzinsanfechtung etc. können jedoch nur gemeinsam geltend gemacht werden. Dies kann bei Uneinigkeiten in der Praxisgemeinschaft zu grossen Schwierigkeiten führen.

Es ist wichtig, dass der Geschäftsmieter vor Vertragsabschluss mögliche Varianten prüft und eine Risikoabwägung vornimmt. Wird in einem Mietobjekt viel investiert empfehlen sich meist langfristige Verträge.

Die Dauer des Mietvertrags ist für den Geschäftsmieter bei Abschluss des Mietvertrags wesentlich. Grundsätzlich gilt: je länger die Dauer des Mietvertrages vereinbart wird, umso grösser ist die Sicherheit des Mieters vor einer Kündigung durch den Vermieter. Entwickelt sich allerdings das Geschäft nicht wie geplant, besteht die Gefahr, dass bei einem langfristigen Mietvertrag die Mieter noch über Jahre für den Mietzins haften. 

Im Grundsatz wird zwischen zwei Mietvertragsformen unterschieden: dem unbefristeten und dem befristeten Mietvertrag. Beim unbefristeten Mietvertrag ist das Ende unbestimmt, der Vertrag gilt, bis er von einer Partei gekündigt wird. Beim befristeten Mietvertrag wird bereits bei Vertragsabschluss vereinbart, wie lange der Vertrag gelten soll. Im Bereich Geschäftsraummiete sind zudem diverse Mischformen üblich. Sehr häufig sind Verträge mit einer Mindestmietdauer von fünf Jahren. Während der Mindestmietdauer ist das Mietverhältnis unkündbar. Im Unterschied zum befristeten Vertrag läuft der Vertrag aber nach Ablauf der Mindestmietdauer weiter und zwar als unbefristeter Vertrag. Ebenfalls sehr häufig sind Verlängerungsoptionen. Diese räumen dem Mieter das Recht ein den Mietvertrag durch eine Erklärung an den Vermieter den Mietvertrag zu verlängern. 

Häufiges Konfliktpotential bildet die Verlängerungsoption. Mit dieser wird dem Mieter das Recht eingeräumt zu einer bestimmten Zeit vor Ablauf des befristeten Vertrages bzw. vor Ablauf der Mindestmietdauer den Mietvertrag um eine bestimmte Dauer zu verlängern. Es wird zwischen echten und unechten Optionen unterschieden.

Bei echten Verlängerungsoptionen kann der Mieter dem Vermieter mitteilen, dass er den Mietvertrag zu den gleichen Bedingungen um die vereinbarte Dauer, bspw. fünf Jahre verlängern will. Die echte Verlängerungsoption gibt dem Mieter eine grosse Sicherheit. Sehr häufig sind jedoch in der Praxis die unechten Verlängerungsoptionen zu finden. Diese wiegen den Mieter in der Sicherheit, dass er nach Ablauf seines befristeten Mietvertrags durch Ausübung der Verlängerungsoption seinen Mietvertrag verlängern kann. Der Vermieter behält sich mit der unechten Option jedoch das Recht vor, bei Verlängerung des Mietvertrags neue Konditionen auszuhandeln. Sobald der Mieter dem Vermieter mitteilt, dass er seinen Mietvertrag verlängern will, ist der Vermieter berechtigt neue Konditionen wie bspw. die Anpassung des Mietzinses an die orts- und quartierüblichen Ansätze zu verlangen. Es beginnen dann für den Mieter langwierige Vertragsverhandlungen mit ungewissem Ausgang.

Sie sollten sich erkundigen, ob die vereinbarten Akonti korrekt berechnet sind. Idealerweise verlangen sie einen Mehrjahresvergleich der angefallenen Nebenkosten. 

Der Mietzins ist meist eine kalkulierbare Grösse. Häufig wird er bei Geschäftsraummieten indexiert abgeschlossen und kann so jährlich der Teuerung angepasst werden.

Für böse Überraschungen sorgen jedoch häufig die Heiz- und Nebenkosten. Sind die Akonto-Zahlungen ungenau berechnet und/oder zu tief angesetzt, muss der Mieter einmal jährlich mit sehr hohen Nachzahlungen rechnen.

Bei Vertragsverhandlungen sind die Nebenkosten meist kein Thema. Der langen Liste der separat geschuldeten Nebenkosten wird meist keine Beachtung geschenkt. Die Mieter gehen davon aus, dass die vorgeschlagenen Akonti die anfallenden Kosten in etwa decken. Dies ist jedoch häufig nicht der Fall. Gemäss der Rechtsprechung kann der Vermieter sämtliche angefallenen Kosten nach Erstellen einer detaillierten Abrechnung vollumfänglich auf die Mieter überwälzen. Bei zu tief angesetzten Akonti kann dies schnell zu Nachzahlungen im vier oder gar fünfstelligen Bereich führen.

Versichert der Vermieter, dass die vereinbarten Akonti reichen, kann sich der Mieter bei hohen Nachzahlungen darauf berufen. Nur so kann er sich vor bösen Überraschungen schützen.

Ist das passende Geschäftslokal gefunden, sollte der Mieter noch vor Vertragsabschluss prüfen, welche baulichen Änderungen aus seiner Sicht nötig, ob die geplanten Umbauten zulässig sind und wer für die Kosten aufkommt.

Der Mieter ist verpflichtet, die schriftliche Zustimmung des Vermieters zu geplanten Umbauten und Änderungswünschen einzuholen. Dies auch wenn er den Umbau selber finanziert. Es lohnt sich deshalb das Umbauprojekt frühzeitig zu planen und die Bewilligung des Vermieters für Änderung und Erneuerungen durch den Mieter im Mietvertrag festzuhalten. Dasselbe gilt auch für allfällige Zusagen des Vermieters, selbst gewisse Änderungen vorzunehmen.

Wichtig ist auch frühzeitig zu klären, welche Ein- oder Umbauten der Vermieter übernimmt und bezahlt und welche Einbauten auf Kosten des Mieters gehen. Eine klare Regelung der Investitionen ist nicht nur zu Beginn des Mietverhältnisses wichtig. Nimmt der Mieter Änderungen ohne schriftliche Zustimmung des Vermieters vor, vergibt er sich das Recht beim Auszug eine Entschädigung für den verbleibenden Mehrwert geltend machen zu können.